Een Nederlandse ondernemer die uitbreidt naar Duitsland, betreedt niet alleen een grotere markt met 80 miljoen potentiële klanten, maar ook een ander land met eigen wetten en regels. Duitsland hecht ontzettend veel waarde aan privacy en bescherming van persoonsgegevens. Daar krijg je als ondernemer sowieso mee te maken.
Reden hiervoor is de turbulente geschiedenis van Duitsland, waarbij op grote schaal persoonlijkheidsrechten werden geschonden, zegt advocaat in Berlijn Wouter Timmermans. “Het Bundesverfassungsgericht (Constitutioneel Hof) heeft bepaald dat bescherming van persoonsgegevens een grondrecht is.”
Ruurd van der Weide, founder en ceo van e-commercebureau Fingerspitzengefühl uit Berlijn, zegt dat de bescherming van persoonsgegevens al tijdens de DDR-tijd veel onder de aandacht werden gebracht door belangenorganisaties. Tegenwoordig vormt de organisatie Netzpolitik de bekendste Datenschutz-activisten van Duitsland.
“Datenschutz blijft een groot thema in Duitsland”, zegt Van der Weide. Timmermans sluit zich hierbij aan: “Er wordt in Duitsland meer over gesproken dan in Nederland”.
Datenschutzgesetz
Uit dit sterke verlangen persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik door derden is de Bundesdatenschutzgesetz (Duitse wet bescherming persoonsgegevens) voortgevloeid. Deze wetgeving legt kort gezegd grondige regels op overheidsinstellingen en de private sector wat betreft het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens van hun klanten.
Hetzelfde Datenschutzgesetz verplicht bedrijven om op hun website eenduidige informatie te publiceren over het bedrijf en in hoeverre en op welke manier zij persoonsgegevens van haar klanten gebruiken. Op de website moet komen te staan:
- Impressum;
- Datenschutzerklärung (verklaring gegevensbescherming).
- Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB, algemene voorwaarden).
Consequenties
Wanneer je als ondernemer geen Datenschutzerklärung, Impressum of AGB publiceert, kan dit consequenties hebben. Iedere deelstaat heeft een Aufsichtsbehörde (Duitse lokale autoriteit persoonsgegevens) die zich bezighoudt met de bescherming van persoonsgegevens in de regio. Zij voeren ook steekproeven uit bij bedrijven en overheidsorganisaties.
Wanneer de zaken niet op orde zijn, of er wordt incorrect met de gegevens omgesprongen, kan dit vervelende consequenties hebben. “De Aufsichtsbehörde kan een bedrijf hoge boetes opleggen wanneer de stukken niet voldoen aan de gestelde eisen”, zegt Timmermans.
Als ondernemer loop je niet alleen het risico op een boete. “Iedereen heeft het recht jouw bedrijf een Abmahnung – een aanmaning – te sturen wanneer de Datenschutzerklärung of AGB niet voldoen aan de wet. Dit leidt tot hoge advocaatkosten plus kosten om de documenten te laten corrigeren”, aldus Van der Weide.
Waar moeten een correcte Impressum, AGB en Datenschutzerklärung eigenlijk aan voldoen? Een checklist:
Datenschutzerklärung
Deze verklaring geldt als belangrijkste van de drie. Wanneer je een Duitse website bezoekt, zie je vaak al gauw het knopje ‘Datenschutz‘ of ‘Datenschutzerklärung‘ op de homepage staan. Dit geeft meteen aan hoe belangrijk deze verklaring is; hij moet pontificaal en goed vindbaar op de homepage staan. Wanneer je op de knop klikt, verschijnt er een enorme juridische tekst waar geen eind aan lijkt te komen.
In de verklaring moet het bedrijf of de ondernemer aan de klant uitleggen wat deze precies met de data van de klant doet. Hoe meer gegevens je als bedrijf gebruikt, opslaat of verwerkt, hoe uitgebreider de verklaring zal worden. Een goede en rechtsgeldige verklaring bevat de volgende punten:
- Welke gegevens het bedrijf precies verzamelt, opslaat of verwerkt. Hierbij kun je denken aan e-mailadres, adresgegevens of geboortedatum.
- Een uitgebreide verklaring waarom je deze gegevens verzamelt en waar je deze precies voor gebruikt binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld om jouw doelgroep of afzetregio vast te stellen.
- Of en met welke partijen je deze informatie deelt.
- Een verklaring waarin je als bedrijf aangeeft je verantwoordelijkheid te nemen om de gegevens te beschermen tegen inbreuk of verlies.
- Of je als bedrijf een Datenschutzbeauftragter (personeelslid dat zich puur bezighoudt met de juiste opslag, verwerking en gebruik van de persoonsgegevens) in dienst hebt, wie dit is en waar deze persoon te bereiken is.
- Wat de procedures zijn wanneer een klant een klacht in wil dienen over de opslag van zijn persoonsgegevens.
Via deze tool kun je zelf grotendeels een Datenschutzerklärung samenstellen. Het is alleen wel aan te raden om deze door een gespecialiseerde advocaat te laten controleren.
Impressum
Op de homepage vind je ook steevast de knop ‘Impressum‘, ook deze moet eenvoudig te vinden zijn voor de klant of bezoeker. In het Impressum moet een bedrijf kenbaar maken met wie de klant van doen heeft. In dit document moet het volgende staan:
- Bedrijfsnaam en rechtspersoon (bijvoorbeeld AG of GmbH) van het bedrijf of in het geval van een persoonlijke blog voor- en achternaam van de eigenaar van de website.
- In het geval van een grotere onderneming moeten de vertegenwoordigers van de aandeelhouders bekend worden gemaakt.
- Contactgegevens van het bedrijf. Denk hierbij aan adres, telefoonnummers, faxnummers en e-mailadressen.
- De contactgegevens van de Aufsichtsbehörde (lokale toezichthouder Datenschutz) waaronder het bedrijf valt, waarmee een klant in geval van een klant contact op kan nemen.
- Waar de statuten ter inzage liggen en het registernummer waarop het bedrijf bij de Handelskammer (Duitse Kamer van Koophandel) is geregistreerd.
- Het Steuernummer (BTW-nummer).
Online zijn vele tools te vinden waarmee je zelf een Impressum kunt genereren. Maar hierbij geldt ook dat het een goed idee is om het te laten controleren door een expert.
Ook hier gaat het om de details, blijkt uit een voorbeeld van Timmermans. Zo ging het een keer mis omdat de voornamen in het Impressum waren afgekort. “Een concurrent was dit opgevallen en stuurde een aanmaning. De rechter gaf de concurrent gelijk; er was niet aan de ‘Impressumverplichting’ voldaan.”
Ook het opnemen van een niet-gratis telefoonnummer in het Impressum is niet toegestaan. Ook hier deed de rechter uitspraak over.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
De AGB wijken in principe niet veel af van de Nederlandse ‘algemene voorwaarden’. De AGB richten zich meer op het beleid ten opzichte van het product en verkoop. Er is vrij veel ruimte voor eigen inbreng in de algemene voorwaarden, zolang dit binnen redelijke grenzen valt. Wat er minimaal in de AGB moet worden opgenomen zijn:
- Prijs van het product of dienst.
- De betaalmethoden waaruit de klant kan kiezen.
- Herroepingsrecht. Dit houdt in dat een klant een zekere bedenktijd kan hebben na aangaan van de koopovereenkomst. Hoe lang deze periode is, valt onder herroepingsrecht.
- Levertijd en leveringsmethoden. Bijvoorbeeld of het product opgehaald moet worden of thuisbezorgd kan worden.
- Eigendomsvoorbehoud. Hierin moet worden uitgelegd dat de klant pas eigenaar van het product is geworden bij volledige betaling van het bedrag.
- Het retourbeleid. Kan de klant het product terugsturen en op welke manier? Hierin moet ook worden opgenomen hoe de klant gecompenseerd wordt.
- Het klachtenbeleid. In dit gedeelte moet uiteengezet worden hoe de klant een klacht kan indienen en wat daarmee wordt gedaan.
- Aansprakelijkheidsbeleid. In sommige gevallen kun je als bedrijf je aansprakelijkheid inperken. Hierbij kun je denken aan schade door onjuist gebruik van het product.
Daarnaast kun je je niet op je Algemene Voorwaarden beroepen, wanneer deze niet aan de regels voldoet. Ook mag je niet zomaar alles in de voorwaarden opnemen. Timmermans: “Ook in Duitsland bestaat er een zwarte lijst met punten die niet rechtsgeldig kunnen worden opgenomen in de AGB“.
Voorkomen is beter dan genezen
Van der Weide raadt iedere ondernemer die een Duitse website wil beginnen aan om gedegen advies in te winnen over de Datenschutzerklärung, AGB en Impressum. “Het is beter om hierin vooraf in te investeren, dan later meer kosten te moeten maken door vervelende juridische problemen.”
Ook hij kent een anekdote over een Nederlandse ondernemer bij wie het fout ging. “Hij liet de Datenschutzerklärung achterwege en kreeg een Abmahnung. Veel tijd, energie en geld later was het eindelijk op orde. De ondernemer was tegen die tijd een stuk minder enthousiast over de Duitse markt, en dat is eeuwig zonde.”
Deel je ervaring
Ook kennis gemaakt met de Duitse liefde voor privacy of heb je wel eens een Abmahnung om die reden gekregen? Deel je ervaringen met ons via redactie@duitslandnieuws.nl of via Twitter of Facebook.
